L’abondance est le fruit d’une bonne administration
Gérer une entreprise est un travail qui s’avère être par moment difficile et complexe.
Pour qu’un chef d’entreprise parvienne à réussir l’administration de son entreprise, il doit avoir des stratégies spécifiques.
Si vous recherchez des stratégies qui peuvent aider à améliorer la gestion administrative de votre entreprise, vous êtes au bon endroit et nous pouvons vous aider.
Dans cet article, nous abordons différentes théories de la gestion administrative, les compétences nécessaires à une gestion efficace et les avantages qu’une gestion administrative efficace peut avoir, lisez vite ce qui va suivre.
Quelques définitions :
Le terme « gestion administrative » désigne l’action de gérer c’est-à-dire de maintenir, une entreprise ou une organisation.
Le but principal de la gestion administrative est de créer une structure formelle qui facilite le succès d’une entreprise, c’est à dire la pérenniser.
Le terme « administration » dans une entreprise désigne l’organisation efficace de toutes les ressources de cette entreprise (ressources matérielles, financières, humaines, etc.). Le but étant d’orienter les activités vers objectif commun.
Les différentes théories
La définition d’une gestion administrative efficace a évolué au fil du temps et à mesure que différentes théories ont été créées et appliquées. Voici quelques-unes des théories les plus connues d’une gestion administrative efficace :
La théorie de l’administration selon Henri FAYOL
Théoricien, ancien ingénieur et directeur d’une société minière dans les années 1800, Henri Fayol élabore une liste (basée sur son expérience) de 14 principes considérés comme l’une des première théorie de la gestion administrative.
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La division du travail – répartir les tâches de manière égale entre les employés (conduit à plus d’efficacité),
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Le lien d’autorité : décider du fonctionnement de la chaîne de commandement dans l’organisation (doit être respecté)
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Discipline : Définir des politiques sur la façon dont les normes de comportement sont appliquées (la discipline est un facteur clef)
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L’unité de commandement : sélection d’un seul individu ou d’une seule équipe pour être la branche exécutive (Fayol est ici en opposition à Taylor),
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L’unité de direction : maintenir des objectifs et une vision unifiés (un seul but doit être envisagé),
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La subordination des intérêts individuels : sacrifier les besoins personnels pour le bien de l’organisation
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La rémunération : il doit être trouvé un juste rapport entre rétribution et contribution,
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Le degré de centralisation: la centralisation est un fait naturel ; le degré de centralisation dépend de l’activité,
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La hiérarchie : essentielle mais les communications latérales sont nécessaires également,
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L’ordre : une place pour chaque homme et un homme à chaque place,
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L’équité : la justice dans le travail doit être prévue par des liens conventionnels,
- La stabilité du personnel : Maintenir des relations à long terme entre l’employé et l’employeur (c’est un facteur de succès pour les entreprises),
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L’initiative : l’acte entrepreneurial et de réussite selon le plan est le plus puissant moteur de l’entreprise,
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L’union du personnel : l’union fait la force et chercher à diviser le personnel est selon Fayol une faute.
La théorie POSDCORB de Luther GULICK
Politologue américain, il était un expert en administration publique. Il a créé l’acronyme «POSDCORB » qui signifie :
- Planification
- Organiser
- Recrutement
- Direction
- Coordination
- Rapports
- Budgétisation
Selon lui, les organisations sont plus efficaces dans la gestion de projets si elles les abordent en utilisant ces huit éléments. Sa théorie est inspirée des 14 principes de Fayol.
La théorie de la gestion administrative de James D. Mooney
Ingénieur et dirigeant d’entreprise, il a été parmi les leaders de la théorie managériale. Il a mis en avant trois principes clés qui font des organisations des entités sociales distinctives :
- Coordination
- Hiérarchie
- Différenciation fonctionnelle
Compétences essentielles pour la gestion administrative
Si vous souhaitez améliorer la gestion administrative de votre entreprise, vous aurez besoin de développer certaines compétences clés. Par exemple:
Compétences techniques
La technique ne s’arrête pas qu’au coeur de métier d’un chef d’entreprise. En effet, tout entrepreneur se doit de développer ses compétences techniques.
Impossible de faire grandir votre entreprise si vous ne maitriser pas l’outil informatique. L’environnement commercial d’aujourd’hui est dominé par la technologie. Cela signifie qu’un chef d’entreprise doit comprendre la technologie et savoir comment l’utiliser et l’appliquer dans son secteur d’activité spécifique.
Compétences humaines
Les compétences techniques sont liées au travail avec des objets ou des applications, mais les compétences humaines sont liées au travail avec des personnes. Cette compétence englobe la manière dont le dirigeant interagit avec ses salariés, ses collaborateurs et ses partenaires. Un bon chef d’entreprise doit avoir les compétences nécessaires pour comprendre les personnes avec lesquelles il travaille, être réceptif à leurs points de vue et perceptions, comprendre leurs attentes et identifier leurs forces et leurs faiblesses.
Les compétences humaines incluent également la capacité de bien communiquer et de comprendre et d’être sensible aux besoins et aux sentiments des personnes avec lesquelles vous travaillez ou gérez.
Stratégies pour une gestion administrative efficace
Voici quelques stratégies clés pour une gestion administrative efficace :
Contrôle budgétaire et gestion des coûts
Ceci est essentiel pour le bon fonctionnement de toute entreprise. Un entrepreneur doit avoir une stratégie en place pour administrer un budget, gérer les risques et signaler tout écart. Une sous-stratégie de contrôle budgétaire comprendrait également la mise en œuvre de stratégies d’amélioration des coûts telles que l’automatisation, l’élimination des déchets et la surveillance de la productivité.
Délégation
C’est une nécessité fondamentale pour le côté administratif de toute opération commerciale. Si vous voulez que votre entreprise fonctionne bien, attribuez des responsabilités au sein de l’équipe. Vous devez également spécifier les niveaux d’autorité afin que les tâches soient effectuées à temps par ceux qui sont les mieux qualifiés pour le faire.
Fixation d’objectifs
Il s’agit d’une stratégie à l’échelle de l’entreprise, mais qui nécessite la contribution de l’ensemble de l’administration. Il doit y avoir une stratégie qui décrit un plan d’action clair pour les employés et énonce des objectifs spécifiques. La plupart des organisations suivent la méthodologie SMART pour fixer des objectifs : spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps.
Le développement du leadership
Une gestion administrative efficace comprend une stratégie visant à promouvoir les leaders de l’intérieur, ce qui nécessitera de développer les capacités des membres de l’équipe existants et de perfectionner leurs compétences. Le développement du leadership est étroitement associé à la planification de la relève, et les deux sont très importants pour toute organisation.
Gestion des performances
Les évaluations de performance jouent un rôle important dans toute organisation. Une bonne stratégie de gestion administrative impliquerait des mesures qui fournissent une rétroaction et une orientation aux membres de l’équipe afin que tout le monde connaisse leur valeur et s’aligne sur la réalisation des mêmes objectifs.
Gestion des problèmes
Chaque entreprise, grande ou petite, est confrontée à des défis et à des revers. La direction administrative prend souvent la responsabilité d’identifier ces problèmes, d’enquêter sur la cause des problèmes et de proposer des solutions pour résoudre non seulement le problème lui-même, mais aussi les conséquences qu’il a créées.
Établir des normes
Une organisation fonctionne généralement sur le principe de fournir de la valeur à ses parties prenantes. Pour ce faire, il doit y avoir un ensemble de normes en place pour s’assurer que les produits et/ou services de l’organisation sont à la hauteur et répondent à des normes acceptables. L’application de ces normes devrait être l’une des plus hautes priorités d’une entreprise.
Construction d’équipe
Si vous voulez réussir, vous le ferez en utilisant votre personnel. Pour ce faire, mettez en œuvre des stratégies de consolidation d’équipe afin que votre équipe reste motivée. Les activités de consolidation d’équipe sont également importantes pour développer les relations d’équipe et la fidélité à l’entreprise.
Transparence
L’un des rôles de la gestion administrative est de fournir des informations exactes aux employés et au public. Tous les rapports doivent être francs et aucune pratique ne doit être en place qui obligerait à cacher quoi que ce soit aux membres de l’équipe principale ou à vos clients.
Avantages de la mise en œuvre de stratégies de gestion administrative solides
Les organisations comprennent désormais le rôle important qu’une gestion administrative efficace peut jouer dans le bon fonctionnement d’une entreprise. Voici quelques avantages clés de la mise en œuvre de stratégies de gestion administrative solides :
Situation financière saine
Une stratégie de gestion administrative efficace pour s’assurer que les finances de l’entreprise sont gérées efficacement afin que les dépenses restent sous contrôle et dans les limites du budget. Il n’y a pas de gaspillage inutile d’argent ou de ressources, et les documents financiers de l’entreprise sont en parfait état. Si ces domaines sont correctement gérés, les flux de trésorerie d’une entreprise restent stables.
Productivité maximale
Une bonne gestion administrative utilise toujours la force de l’équipe. Cela comprend l’identification des membres de l’équipe qui réussiront mieux à accomplir une certaine tâche. En capitalisant sur la force de chaque membre de l’équipe, il y a moins de mauvaise gestion du temps, une plus grande productivité, des résultats plus rapides et des niveaux de motivation plus élevés au sein de l’équipe.
Faciliter l’atteinte des objectifs
Une bonne stratégie soutient toujours les objectifs principaux d’une organisation. La gestion administrative est essentielle à la création de processus efficaces et à leur mise en œuvre. Le but de chaque projet, politique et action au sein d’une entreprise doit être d’atteindre un objectif établi.
Satisfaction maximale des employés et des clients
Une gestion efficace conduira à une bonne répartition du travail et à une motivation accrue des employés. Lorsque les employés sont motivés, leurs performances seront meilleures, ce qui conduira à des clients heureux et à une satisfaction client accrue.
Décisions basées sur les données
Une stratégie de gestion administrative efficace ne sera jamais basée sur un caprice ou une supposition. il sera conçu à partir des données liées aux processus métiers. Toute décision prise doit être basée sur des informations passées et actuelles et sur des objectifs futurs.
Plus de conseils pour une gestion administrative efficace
Voici quelques derniers conseils pour une gestion stratégique efficace :
Planifier stratégiquement
Pour une gestion administrative efficace, il est impératif que l’équipe de gestion administrative connaisse les objectifs stratégiques de l’organisation. Lorsque cela se produit, les processus et les fonctions mis en œuvre au sein de l’organisation affecteront directement la réalisation de ces objectifs.
Concentrez-vous sur tous les processus
Une bonne stratégie de gestion administrative garantira que chaque processus est conçu pour un rendement maximal. Les problèmes et les problèmes liés aux processus métier doivent être identifiés tôt et traités rapidement pour éviter les pertes ou les retards.
Évaluer les performances de l’entreprise
L’administration est une fonction quotidienne. Une gestion administrative efficace nécessitera une évaluation régulière de la performance d’une organisation. Cela peut se faire par le biais de réunions bihebdomadaires, hebdomadaires, mensuelles ou trimestrielles, selon le type d’industrie dans laquelle vous travaillez et la concurrence. Le suivi de la performance d’une entreprise, de ses progrès et de ses fonctions clés est impératif pour la réussite de la gestion administrative et de l’organisation elle-même.
Privilégier la communication
De nombreuses entreprises échouent à cause d’une communication inefficace car elle a le potentiel de détruire le fonctionnement d’une entreprise, le niveau de motivation de ses employés et le taux de satisfaction de ses clients. Un manque de communication peut également conduire à des décisions erronées et mal informées qui peuvent souvent s’avérer désastreuses pour une entreprise. Si vous voulez réussir dans la gestion administrative, vous devrez bien communiquer avec vos employés, vos superviseurs et vos clients.
La gestion administrative est la clé pour assurer le bon fonctionnement d’une entreprise, et c’est pourquoi les gestionnaires administratifs sont tenus d’avoir une large compréhension de toutes les étapes du processus de gestion. Aucune stratégie ne rend la gestion administrative complète. Une gestion administrative efficace nécessite la mise en œuvre de plusieurs stratégies basées sur la mission, la vision et les objectifs de chaque organisation.